La 5 mai 2026, la JW Marriott București, Sala Constanța, evenimentul „Digitalizare, conformare fiscală și AI pentru eficiență operațională” a adus în același spațiu peste 120 de profesioniști din mediul privat și din administrația publică. Organizată de SIMAVI, Săptămâna Financiară, Camera de Comerț și Industrie a României și Media Consulta, întâlnirea a avut ca punct de plecare o întrebare cu greutate practică: ce facem când strategia nu mai reflectă realitatea? Răspunsurile au venit prin demonstrații, studii de caz și intervenții aplicate. Digitalizarea a fost tratată ca exercițiu de eficiență, conformare, securitate, trasabilitate și reducere a muncii repetitive. Moderatorul evenimentului, Teodora Tompea, a condus discuțiile într-un ritm orientat spre claritate, invitând vorbitorii să arate concret unde se câștigă timp, unde se reduc costuri și unde inteligența artificială poate transforma un proces birocratic într-un flux operațional inteligent.

Prima parte a evenimentului a pus accent pe soluții bazate pe AI conversațional și automatizare. A fost prezentat un avatar dezvoltat pentru ADR Sud-Vest Oltenia, capabil să ofere informații despre finanțări, apeluri, eligibilitate și condiții de accesare. Demonstrația a arătat cum un sistem antrenat pe surse instituționale poate răspunde rapid, controlat și relevant, fără ca utilizatorul să caute manual prin documentații ample. Un alt exemplu a venit din zona educației universitare. Într-o instituție cu mii de studenți și fluxuri administrative numeroase, automatizarea solicitărilor către secretariat poate reduce presiunea asupra angajaților și poate oferi studenților răspunsuri imediate. Întrebări despre dosare, documente, cursuri, proceduri sau regulamente pot fi preluate, catalogate și direcționate automat, creând o relație mai fluentă între student și universitate. Zona documentelor a ocupat un loc central. S-a vorbit despre volume uriașe de acte, arhive fizice, scanare, indexare, extragere de informații relevante și integrare în sisteme existente. Un caz prezentat a vizat peste 45.000 de pacienți și documente medicale care, printr-un proces clasic de scanare și indexare, ar fi generat costuri considerabile. Automatizarea a redus substanțial timpul de lucru și efortul financiar, oferind în același timp acces rapid la datele relevante.

În aceeași logică a eficientizării, au fost discutate soluții pentru gestionarea contestațiilor, unde analiza documentelor, extragerea informațiilor, comparația și redactarea răspunsurilor consumă resurse importante. Automatizarea poate prelua activitățile repetitive, lăsând decizia finală și analiza de substanță în responsabilitatea oamenilor. SIVADOC a fost prezentat ca platformă web integrată pentru managementul documentelor, acoperind ciclul de viață al acestora: înregistrare, flux, aprobare, semnare, arhivare, regăsire și trasabilitate. Accentul a căzut pe acces rapid, securitate, control, istoric complet și reducerea dependenței de e-mail. Într-o organizație matură digital, documentul nu mai circulă fizic între birouri, ci este transmis electronic, urmărit în timp real și integrat într-un flux coerent.

Componenta dedicată infrastructurii AI a fost susținută prin prezentarea Dell Technologies, „Building Your AI Future: Scalable, Secure and Efficient with Dell”, realizată de Dan Bogdan. Mesajul principal a fost că viitorul AI trebuie construit pe infrastructuri solide, sigure, scalabile și eficiente. Inteligența artificială nu poate funcționa sustenabil fără date curate, obiective de business bine formulate, capacitate de calcul, stocare, securitate și un ecosistem tehnologic pregătit pentru creștere. În prezentarea Dell, au fost evidențiate exemple internaționale din industrii diferite, precum McLaren Racing, Deloitte și Lowe’s. Acestea au arătat cum AI-ul poate reduce ciclurile de proiectare, accelera implementarea, îmbunătăți experiența clienților și scădea costurile operaționale. Ideea transmisă a fost simplă: AI-ul devine valoros atunci când este legat de un proces real, de un obiectiv măsurabil și de o infrastructură capabilă să susțină performanța

În zona ERP, prezentarea SVAP 2030 a arătat cum un sistem integrat poate deveni coloana vertebrală a unei organizații. Soluția, dezvoltată în România și actualizată constant timp de peste trei decenii, include componente pentru financiar-contabilitate, raportări fiscale, bugete, achiziții, producție, utilități, companii cu subunități, business intelligence și automatizări. Integrarea cu RO e-Factura, raportările către ANAF și componenta SAF-T au fost menționate ca exemple relevante pentru conformarea fiscală actuală. Un exemplu cu impact vizual a fost prezentarea roboților software care introduc date în interfața aplicației exact cum ar face un utilizator uman. Acești roboți pot acoperi un volum mare de activități repetitive, eliberând personalul pentru sarcini cu valoare adăugată. În acest punct, automatizarea s-a desprins de zona teoretică și a devenit un instrument imediat recognoscibil pentru orice companie care se confruntă cu documente, facturi, raportări și fluxuri repetitive.

Sesiunea de întrebări a deschis teme sensibile: diferența dintre AI public și AI intern, securitatea datelor, utilizarea inteligenței artificiale în administrația publică locală, prioritizarea investițiilor și analiza documentelor juridice. Răspunsurile au subliniat necesitatea controlului asupra informației. Un sistem intern, instalat în infrastructura organizației, oferă un nivel de protecție mult mai ridicat decât folosirea unor platforme publice, unde datele introduse pot deveni parte dintr-un circuit mai larg. În discuția despre administrația locală, s-a conturat posibilitatea unor sisteme capabile să sprijine decizia privind investițiile publice. Pe baza documentelor, indicatorilor, istoricului și criteriilor stabilite, AI-ul poate propune scenarii, poate face ierarhizări și poate identifica relații greu de observat manual. Decizia rămâne umană, însă pregătirea ei poate deveni mai riguroasă.

Evenimentul de la JW Marriott a transmis o concluzie limpede: digitalizarea nu mai este un proiect decorativ, menit să arate bine în strategii instituționale. Ea devine o condiție de funcționare. Conformarea fiscală, arhivarea electronică, trasabilitatea documentelor, raportările, automatizarea și inteligența artificială formează deja infrastructura de bază a organizațiilor eficiente. Când strategia nu mai reflectă realitatea, realitatea trebuie citită din nou: prin date, procese, documente, costuri, timp pierdut și capacitate de reacție. Tehnologia nu rezolvă singură problemele unei organizații, însă poate arăta unde se blochează energia, unde se repetă inutil munca și unde decizia are nevoie de informație accurate.